É necessário pensarmos a comunicação como um trabalho de integração entre todos os órgãos da Administração Municipal. Por isso, existe a Coordenadoria de Comunicação para onde deve ser dirigida toda a demanda, desde a marcação de entrevistas até campanhas publicitárias. A Coordenadoria de Comunicação da Prefeitura de Caxias do Sul está assim estruturada:

Assessoria de Imprensa - responsável pela produção de releases, marcação de entrevistas, contatos com a imprensa, respostas a demandas levantadas pelos meios de comunicação e comunidade, produção de materiais jornalísticos das unidades de governo e outros. A clipagem (taxação e arquivo) de jornais é uma prática diária.

Assessoria de Marketing - responsável por orientar as ações de comunicação para firmar os conceitos e marcas da Administração, constituindo a sua "imagem". Planeja e produz a publicidade institucional: programas de rádio e TV, campanhas, materiais gráficos.

Assessoria de Relações Públicas - responsável pela assessoria nas promoções, eventos e inaugurações, parcial ou integralmente. Organiza o protocolo e cerimonial dos eventos das unidades de governo. Distribui os materiais de informação e divulgação da Prefeitura. Acompanha a agenda do Prefeito, destacando representantes para eventos ou apresentação de justificativa para a ausência. Mantém cadastro de entidades e personalidades fornecido às secretarias/órgãos e à comunidade. Recebe as visitas. Elabora e envia cartões de agradecimento, entre outros.

Assessoria de Fotografia - responsável por registros fotográficos em eventos, obras, ações do Governo Municipal. O material é utilizado em jornais da Administração Municipal e outros materiais institucionais produzidos pela Prefeitura e para arquivamento. Também organiza o arquivo fotográfico.